Hutomo Wicaksono: Sistem Basis Data Tentang Pembayaran SPP

SISTEM BASIS DATA

Oleh :

Hutomo Wicaksono (SKP 16.1)

Sekolah Tinggi Elektronika dan Komputer

(STEKOM)

1. Pendahuluan

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi memicu banyak kalangan untuk

mencari alternatif pemecahan masalah dibidang teknologi sistem informasi. Penggunaan

komputer sebagai alat Bantu menyelesaikan pekerjaan dibidang teknologi sistem

informasi makin marak dan berkembang disegala bidang. Komputer dirasa memiliki

banyak keunggulan, alasanya komputer dapat diprogram sehingga dapat disesuaikan

dengan keinginan pemakainya.

Kemudahan pemrograman komputer yang terus dikembangkan sehingga lebih

mendekati dengan bahasa manusia ( high level langueage) telah turut serta

mempengaruhi penggunaan komputer sebagai alat Bantu pekerjaan manusia. Bahasa

pemrograman yang semakin banyak dan berkembang saat ini memberikan pilihan bagi

programmer untuk memilih bahasa pemrograman mana yang tepat untuk membangun

sebuah aplikasi.

STEKOM adalah perkuliahan yang selalu ingin mengikuti

perkembangan teknologi informasi yang sedang berkembang. Bidang administrasi

keuangan yang selama ini masih terasa sulit untuk dikerjakan karena masih

menggunakan cara manual. Sehingga informasi yang dihasilkan terkadang masih

mengalami kekeliruan dan keterlambatan pembuatan laporan. Hal ini disebabkan

terbatasnya sumber daya manusia dan banyaknya data yang dikelola. Dalam hal ini

tentunya proses pengolahan harus diolah secara efektif, efisien dan proses penolahan

data yang dijalankan harus mudah dalam pengisian data, pemprosesan data dan

pelaporannya. Sedangkan ditinjau dari kefektifan sebuah sistem baik dari segi manfaat,

biaya, maupun waktu yang digunakan, kesemuanya itu harus dapat mendukung

tercapainya pemenuhan akan informasi pengolahan data yang berkualitas.

Analisis Sistem

3.2.1 Mengidentifikasi Masalah

Mengidentifikasi masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam tahap analisis

sistem. Dari hasil penelitian yang dilaksanakan mengenai sistem pembayaran SPP siswa pada

STEKOM penulis menemukan beberapa masalah antara lain :

1. Pendataan siswa yang wajib membayar dilakukan secara manual yaitu dengan mencatatkan

pada sebuah buku induk.

2. Bila terjadi transaksi pembayaran, petugas harus menuliskan data siswa yang membayar

kedalam sebuah buku, serta bukti pembayaran berupa kartu bayar ditulis secara

manual, yang menyebabkan kurang cepatnya pelayanan terhadap siswa.

3. Karena pencatatan dilakukan secara manual, jadi keamanan data sering tidak bisa dijaga

sering terjadi kehilangan data, sehingga menimbulkan kesalahan pada proses

pembuatan laporan.

4. Selain itu juga jika siswa kehilangan kartu bayar, maka petugas akan kesuliatan untuk

mengetahui jumlah yang sudah dibayarkan oleh siswa.

3.2.2 Analisis PIECES

Alat ukur yang digunakan untuk menentukan proses pentelesaian masalah yaitu

dengan melakukan peningkatan-peningkatan pada 6 aspek yang dikenal dengan analisis

PIECES , meliputi :

1. Performance ( kinerja )

Analisis kinerja adalah kemampuan atau peningkatan terhadap kinerja (hasil

kerja) sistem yang baru sehingga menjadi efektif . Kinerja dapat diukur dari Throughput

dan Response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan oleh

suatu sistem tertentu. Response time yaitu waktu yang dapat dibutuhkan oleh sistem

untuk memberikan jawaban dan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan.

Melihat kondisi pada STEKOM, dalam memproses pengolahan data

pembayaran masih kurang efektif jika ditinjau dari Throughput dan Response time.

Berikut beberapa hal yang terjadi akibat kelemahan kinerja sistem :

· Jumlah beban kerja yang harus ditanggung oleh petugas lebih besar karena

transaksi pembayaran masih manual.

· Pencarian data dan proses transaksi pembayaran serta pelaporan memerlukan

waktu lama.

Penerapan sistem baru sangat memungkinkan dapat meningkatkan kinerja

petugas, karena sistem yang baru dirancang sedemikian rupa sehingga mampu

meningkatkan kinerja dari petugas dalam melakukan pengolahan data pembayaran.

2. Information ( informasi )

Informasi merupakan suatu hasil dari data yang diolah sedemikian rupa sehingga

mempunyai manfaat bagi yang menerimanya. Informasi yang baik adalah informasi yang

diphasilkan dapat memenuhi keinginan dari pengguna. Beberapa hal yang menjadi

strandar kualitas informasi adalah akurat, tepat waktu dan relevan. Nilai dari informasi

ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi

dikatakan benilai bila manfaat lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya.

Pada STEKOM masih banyak hal yang kurang efektif dalam penyajian

informasi pembayaran. Misalkan penyajian laporan pembayaran, hal ini sangat

mempengaruhi kualitas informasi. STEKOM juga masih mggunakan

pengolahan data secara manual, sehingga informasi yang dihasilkan sering mengalami

keterlambatan dikarenakan jumlah data yang cukup banyak. Dengan menggunakan

sistem yang baru diharapkan akan mampu menyajikan informasi yang relevan ,akurat

dan tepat waktu.

3. Economy ( ekonomi )

Analisis ekonomi merupakan analisis yang berhubungan dengan masalah

keuangan organisasi/perusahaan. Pada analisis ekonomi dilakukan analisis terhadap

biaya-biaya operasional yang dikeluarkan setiap tahunnya. Tujuan dari analisis ini adalah

untuk meminimalkan biaya yang dikeluarkan tetapi kegiatan tetap berjalan.

Pada STEKOM untuk menghemat pengeluaran biaya, maka harus

mengoptimalkan penggunaan sarana dan prasarana yang ada. Pada sistem yang lama

yaitu masih menggunakan secara manual akan meyebabkan pembengkakan biaya, hal

ini dikarenakan banyak alat tulis dan buku yang digunakan untuk pencatatan

pembayaran. Sedangkan pada sistem baru akan mengurangi buku dan alat tulis,

sehingga akan dapat menghasilkan manfaat sesuai biaya yang dikeluarkan. Meskipun

pada awalnya untuk mendapatkannya diperlukan biaya yang cukup mahal tetapi manfaat

yang dirasakan dikemudian hari akan lebih besar

4. Control ( pengendalian )

Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan. Keberadaannya

diperlukan untuk menghindari dan mendeteksi kesalahan pada sistem serta untuk

menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya pengendalian maka jika ada

bagian yang mengalami gangguan akan segera diperbaiki.

Pada STEKOM pengendalian terhadap sistem yang ada belum dilakukan

secara maksimal, salah satunya kurangnya konrol terhadap kesalahan pencatatan dan

kamanan data pembayaran. Hal tersebut dikarenakan pencatatan data pembayaran

masih manual. Dengan adanya perbaikan sistem diharapkan dapat dilakukan

pengendalian terhadap kesalahan pencatatan data pembayaran.

5. Efficiency ( efisiensi )

Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber dayua tersebut digunakan

secara maksimal. Efisiensi berbeda dengan ekonomis, bila ekonomis berhubungan

dengan jumlah sumberdaya yang digunakan. Efisiensi dapat diukur dengan

membandingkan antara output dan input.

Pada STEKOM masih terlihat ketidak efisienan didalam melakukan

pengolahan data pembayaran. Hal ini dikarenakan sistem yang ada saat ini kurang

mengoptimalkan fasilitas yang ada, pemanfaatan komputer sebagai media pengolahan

data belum digunakan secara maksimal. Sistem baru yang akan diterapkan merupakan

perbaikan dari sistem lama,dengan memanfaatkan penggunaan komputer secara

maksimal akan mampu meningkatkan efisiensi dalam melakukan pengolahan data.

6. Service ( pelayanan )

Pada sebuah sekolah pelayanan siswa sangatlah penting. Karena dengan

pelayanan yang baik maka siswa merasa nyaman, sehingga tidak akan mengganggu

proses kegiatan belajar mengajar.

Pada STEKOM peningkatan pelayanan tersebut dapat dilakukan melalui

pengolahan data pembayaran yang selama ini terkesan lambat. Dengan sistem baru

diharapkan dapat meningkatkan pelayanan menjadi lebih cepat dan akurat dalam

penyajian informasi yang dibutuhkan.

3.2.3 Analisis Kelayakan Sistem

Anlisis kelayakan menjelaskan apa saja yang digunakan untuk menentukan

kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan.

Dari analisis kelayakan ini diperoleh apakah proyek nantinya layak untuk diteruskan

sehingga mampu memberikan manfaat yang ingin diperoleh dimasa yang akan datang

ataukah sebaiknya ditunda.

1. Identifikasi Sumber Data dan Informasi

a. Identifikasi Sumber Data

(1) Siswa
(2) Admin

(3) Transaksi

b. Identifikasi Tujuan Informasi

(1) Siswa

(2) Admin

(3) Kepala Sekolah

NORMALISASI

Normalisasi adalah proses pengelompokan atribute-atribute dan suatu relasi sehingga membentuk WELL-STRUKTUR RELATION13. Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukan entity dan relasinya. Well Structure Relation adalah sebuah relasi dengan jumlah kerangkapan datanya sedikit (Minimum Amount of Redundancy), serta memberikan kemungkinan bagi user untuk melakukan INSERT, DELETE dan MODIFY terhadap baris-baris data pada relation tersebut, yang tidak berakibat terjadinya ERROR atau INKONSISTENSI DATA, yang disebabkan oleh operasi-operasi tersebut.

2. Tujuan normalisasi

Dengan normalisasi kita ingin mendesain database relational yang terdiri dari tabel-tabel berikut14:

a. Berisi data yang diperlukan

b. Memiliki sedikit mungkin redundansi.

c. Mengakomodasi banyak nilai untuk tipe data yang diperlukan

d. Mengefisiensikan update

e. Menghindari kemungkinan kehilangan data secara tidak disengaja/tidak diketahui.

Alasan utama dari normalisasi database minimal sampai dengan bentuk normal ketiga adalah menghilangkan kemungkinan adanya “insertion anomalies”, “deletion anomalies”, “update anomalies”. Insertion anomalies adalah sebuah kesalahan dalam penempatan informasi entry data baru keseluruh tempat dalam data base dimana informasi disimpan. Dalam database yang telah dinormalisasi, proses pemasukan suatu informasi baru hanya perlu dimasukan ke dalam satu tempat. Deletion anomalies adalah sebuah kesalahan dalam penghapusan suatu informasi dalam database harus dilakukan dengan penghapusan informasi dari beberapa tempat dalam database. Dalam database yang telah dinormalisasi, penghapusan suatu informasi hanya perlu dilakukan dalam satu tempat dalam database tersebut. Dalam perspektif Normalisasi, sebuah basis data dapat dikatakan baik, jika setiap tabel yang menjadi unsur pembentukan basis data tersebut juga sudah berada dalam keadaan baik atau normal. suatu table dapat dikatakan baik (efisien) atau normal, jika telah memenuhi 3 kriteria berikut:

1. Jika ada dekomposisi (penguraian) tabel, maka dekomposisinya harus dijamin aman (lossless-join decomposition)

2. Terpeliharanya ketergantungan fungsioanal pada saat perubahan data (dependency preservation)

3. Tidak melanggar Boyce-Code Normal Form (BCNF)

1) Bentuk Tidak Normal

No_Siswa
Nama_Siswa
Alamat
Tgl_lahir
Tpt_lahir
Jenis_kelamin
Agama
Usia
No_hp

Nama_Admin

Jumlah_Bayar

Total_Bayar

2) Bentuk Normalisasi I

3) Bentuk Normalisasi II

Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal ketiga jika berada dalam bentuk normal kedua. Setiap atribut bukan kunci tidak memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer.

DATABASE

1) Tabel Siswa

Tabel Siswa digunakan untuk menampung data siswa